L'assistante aura un rôle clé dans la gestion opérationnelle et administrative des commandes via les centrales d'achat public, en interaction avec les KAM et les experts des filiales. Elle devra garantir la fluidité des processus, la qualité des données et le respect des délais. A ce titre, elle dvra : Prendre en charge une boite mail générique dédiée aux demandes internes et externe (clients, distributeurs). Qualifier les demandes dans un outil dédié aux centrales d'achat et les aiguiller vers les responsables de comptes ou services compétents. Veiller au respect des régles de gestion définies mais aussi identifier et remontrer les dysfonctionnements constatés.Vérifier l'eligibilité des devis et leur conformité. Enregistrer les devis reçus et emis dans les outils de suivi. Assurer le passage des commandes (dispach vers les entités concernées et suivi auprès des distributeurs. Controler la conformité des documents liés à la facturation. Generer des reporting reguliers pour les services supports. Suivre les indicateurs clés de performance et assurer la remontée d'informations. Gerer les situations complexes et proposer des solutions en collaboration avec les parties prenantes
Un environnement composé de plusieurs avantages :
· Avantages financiers: Ticket restaurant et participation employeur RIE, participation à 67% au frais de transport en commun.
· Équilibre vie privée / professionnelle: 25 jours de congés payés et 12 jours de RTT.
· Bien-être / santé: Ostéopathe, mutuelle, CE, évènements d'entreprise réguliers sur site, service de conciergerie
Un programme de formation et d'accompagnement est prévu en fonction de vos compétences précédemment acquises et de votre expériences
Compétence Technique :
Maîtrise des règles et procédures commerciales et administratives Gestion administrative : excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils CRM, ODOO, logiciels spécifiques).
Connaissance des processus de gestion des commandes, devis et facturation.
Capacité à analyser des données et produire des reporting.
Compétences relationnelles :
Rigueur et organisation pour garantir la traçabilité et la conformité des processus.
Esprit d'équipe et aisance dans la coordination avec les KAM, les experts BU et les distributeurs.
Proactivité dans la gestion des dysfonctionnements et recherche de solutions.